Книга учета и движение трудовых книжек как правильно должна быть оформлена

Читайте об учете трудовых книжек больше информации в статье по ссылке. В данной статье рассмотрим порядок ведения книги учета движения трудовых книжек. Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. Эта форма содержит 13 граф, которые должен заполнять работник, ответственный за ведение этой книги.

Неверно были внесены записи, исправить которые не представляется возможным. Как правильно следует оформить новую книгу учета движения трудовых книжек весь порядок действий , чтобы в случае проведения проверки контролирующих органов не было претензий? Порядок замены прежней книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них на новый документ законодательством не предусмотрен. Работодатель вправе определить такой порядок в локальном нормативном акте организации.

Книга учета движения трудовых книжек

Он осуществляется путем внесения всех необходимых данных об этих документах в специальную учетную форму. В организациях существуют специально предназначенные для этого регистрационные книги или журналы. Так как законом предусмотрены определенные требования к их содержанию, актуален вопрос о том, как правильно осуществлять оформление книги учета движения трудовых книжек.

В данной книге регистрируются принятые от сотрудников при приеме на работу и выданные им трудовые книжки и вкладыши. Вести ее обязаны как организации, так и индивидуальные предприниматели, использующие труд наемных работников, с которыми заключен трудовой договор.

Форма книги Не существует единой обязательной формы этих журналов. Однако есть исключение, которое связано с регистрацией трудовых книжек. Бланки этих документов и вкладышей в них следует учитывать в специальной приходно-расходной книге, ведущейся бухгалтерией, а заполненные книжки и вкладыши — в ведущейся кадровой службой или ответственным должностным лицом книге учета движения трудовых книжек.

В настоящее время книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой была утверждена постановлением Министерства труда от 10 марта 2003 года, включает в себя 13 граф. Ранее применялась книга, обладающая 14 графами была утверждена в 1974 году.

Замена регистрационного журнала Наряду с вопросом о том, как оформить книгу учета движения трудовых книжек, также актуален вопрос и о замене этих документов. В первую очередь это связано с введением новой формы данных регистрационных книг.

Она обладает одним незначительным отличием, заключающемся в объединении 11 и 12 колонки в одну — отражающую сумму денежных средств в рублях, полученную от сотрудника за бланк трудовой книжки либо вкладыша. Также следует обратить внимание на то, что регистрационный журнал нового образца может заполняться не один год, а несколько лет, до полного использования всех страниц. На основании этого можно сделать вывод, что нет необходимости незамедлительно заменять регистрационную книгу старой формы на новую, можно продолжать пользоваться ею до окончания страниц.

Однако если ранее она велась в произвольной форме, не соответствующей официальной, ее нужно закрыть. Это можно сделать, проставив после последней записи отметку о причине прекращения ведения и указав число зарегистрированных трудовых книжек сотрудников. Далее оформить новый журнал и начать учет по официальной форме.

При этом старую не рекомендуется уничтожать, так как она содержит не только данные о трудовых книжках действующих сотрудников, но и сведения о получении этих документов уволившимися работниками. Заполнение Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о: трудовых книжках, полученных от сотрудников при поступлении на работу, впервые оформленных документах, вкладышей в них, выданных работникам в период осуществления трудовой деятельности в данной компании.

В первую графу вносится порядковый регистрационный номер книжки или вкладыша. Во вторую, третью и четвертую — точная дата приема сотрудника на работу год, число, месяц , либо заполнения трудовой книжки или вкладыша. В пятую следует вписать его имя, фамилию и отчество. В шестую колонку вносятся серия и номер трудовой книжки. Однако при этом нужно учитывать, что в подобных документах, выданных после 1974 года, номер состоит из семи цифр, а серия обозначена буквами и римскими цифрами, а в выданных после 2003 года — только буквами.

В седьмой графе нужно указать специальность, должность и профессию работника в соответствии с первичными учетными документами либо трудовую функцию. Восьмая колонка должна содержать номер структурного подразделения, а при необходимости — и данные о вышестоящем подразделении. Девятая — дату и номер документа, являющегося основанием для приема сотрудника на работу. В десятой графе должен поставить подпись сотрудник отдела кадров, принявший конкретную трудовую книжку или оформивший ее впервые.

Данные одиннадцатой графы свидетельствуют о сумме денежных средств, полученной от сотрудника за бланк этого документа или вкладыша. В одной ему следует поставить дату увольнения, а в другой — подпись, подтверждающую получение трудовой книжки. В случае отказа от ее получения либо невозможности выдачи нужно отправить работнику уведомление о необходимости явки или дачи согласия на пересылку ее почтой.

В этой ситуации в 12 и 13 колонках нужно указать дату и номер уведомления, а также дату отправки согласия работника на пересылку книжки почтой.

Также можно вписать номера почтовых квитанций. Требования к регистрационным журналам Срок хранения книги учета движения трудовых книжек установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Министерством культуры в 2010 году. Согласно ему, эти документы должны храниться значительное количество времени, а именно — 75 лет.

Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований: Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.

Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения. Книгу следует прошнуровать и опломбировать. После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись с подробным указанием количества прошнурованных и пронумерованных страниц цифрами и прописью. Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом. В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба.

Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа. При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку. Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как заверить книгу учета движения трудовых книжек?

Как правильно оформить журнал выдачи трудовых книжек в году. дату начала и окончания ведения. Важно помнить о требованиях к книге учета. Журнал движения трудовых книжек должен иметь твердый переплет и быть прошнурованным. Все страницы следует пронумеровать. Как ведется учет движения трудовых книжек в организации. Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них должна быть.

Журнал учета трудовых книжек — это реестр, содержащий информацию о движении основного кадрового документа работника поступления, выдачи, оформления дубликата или вкладыша. Содержанием реестра нередко интересуются проверяющие в ходе проведения контрольных мероприятий. Обязанность работодателя иметь такой реестр прописана в Постановлении Правительства от 16. Ее приобретают в магазинах либо распечатывают самостоятельно, переплетают и пользуются. Первым делом надо подписать книгу. Достаточно указать наименование организации и название журнала, а в нижней части вписать дату начала и окончания ведения. Важно помнить о требованиях к книге учета. Журнал движения трудовых книжек должен иметь твердый переплет и быть прошнурованным. Все страницы следует пронумеровать, а затем заверить у руководителя. Начальник не только подписывает документ, но и уточняет количество пронумерованных и прошнурованных листов в нем. Печати при наличии ее в организации на страницах не нужны. Какие данные фиксируются Заполняется книга только в двух случаях:когда человека принимают на работу и когда увольняют. Среди обязательных сведений в ней: порядковый номер регистрируемой записи; дата приема человека на работу цифрами ; данные сотрудника; должность, на которую принят гражданин; наименование службы или отдела, куда он принят; реквизиты приказа о приеме на работу; подпись лица, подтверждающая получение или выдачу документа. Нюансы при заполнении Обычно у кадровиков не возникает сложностей при ведении учета. Но есть моменты, которые надо помнить: фамилия, имя и отчество сотрудника всегда надо заносить в неизменном виде, никаких сокращений не допускается; если работника назначают на новую должность, эти сведения не переносятся; в случае увольнения работника в графе 12 вписывают последний день работы. Но если бумаги отправляются бывшему сотруднику почтой, то в поле надо записать дату пересылки, дополнительно приложить уведомление о необходимости явиться за книжкой, согласие адресата на пересылку, квитанцию об отправке; если увольняющийся не явился лично за документами, поле для подписи остается незаполненным; если работник по каким-то причинам отказывается получать документ — сюда вписывают реквизиты Акта об отказе в росписи, который прилагается к реестру; графа 10 заполняется всегда, а следующая, как правило, никогда. Только полностью заполненный журнал разрешается сдавать в архив.

Обновление: 13 июня 2019 г. Журнал учета трудовых книжек образец Все работодатели обязаны организовать учет трудовых книжек работников, а также бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Пример заполнения документа от экспертов Подскажем, как правильно заполнить Для чего нужна книга учета трудовых На протяжении всего периода работы в организации трудовые книжки хранят у работодателя. Он несет полную ответственность за их сохранность.

Как правильно оформить новую книгу учета движения трудовых книжек(весь порядок действий)?

Он осуществляется путем внесения всех необходимых данных об этих документах в специальную учетную форму. В организациях существуют специально предназначенные для этого регистрационные книги или журналы. Так как законом предусмотрены определенные требования к их содержанию, актуален вопрос о том, как правильно осуществлять оформление книги учета движения трудовых книжек. В данной книге регистрируются принятые от сотрудников при приеме на работу и выданные им трудовые книжки и вкладыши. Вести ее обязаны как организации, так и индивидуальные предприниматели, использующие труд наемных работников, с которыми заключен трудовой договор. Форма книги Не существует единой обязательной формы этих журналов.

Порядок учета и выдачи трудовых книжек

Справка Книга движения трудовых книжек — это рабочий журнал, который не отличается по существу от других таких же первичных документов. Однако работодатель обязан не просто вести, но и длительно хранить этот документ, поскольку его отсутствие грозит серьезными штрафами. Обратите внимание: Минтруд РФ подпготовил изменения в правила ведения журнала. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее. В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из работников. Традиционно отдел кадров отвечает за документирование всех кадровых процедур и учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях, коммерческих компаниях и некоммерческих организациях. В фирмах с маленьким штатом для этого назначается ответственный работник. Для того чтобы правильно учитывать трудовые книжки и личные дела сотрудников, законодательно закреплена обязанность работодателя составлять журналы учета документации.

Запомните, что сюда должны быть занесены реквизиты и выданных, и ещё не заполненных пустых бланков. Заметим также, что каждое предприятие, использующее наёмную силу, обязано иметь в наличии новые бланки и книжек, и вкладышей.

Для получения оферты обратитесь к менеджеру. Цена: 350 руб.

Заполняем книгу учета движения трудовых книжек

.

Книга учета движения трудовых книжек: правила заполнения и образец

.

Журнал учета трудовых книжек (образец)

.

Оформляем книгу учета движения трудовых книжек

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Похожие публикации