Правила сшивания документов гост для инструкции по делопроизводству

Общие требования к созданию документов - Елена Пономарева В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью. Такие требования существуют при передаче документов в архив, заверении копий документов для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию. Оформление и подписание многостраничных документов также в обязательном порядке подлежат сшиву и нумерации. Сшить документы можно как вручную, с помощью степлера или ниток, так и с помощью различных настольных станков. Оглавление: 1.

Помимо Методических рекомендаций, существует ряд отраслевых нормативных актов, устанавливающих правила прошивки официальных бумаг. Необходимые материалы для прошивки документов Существует несколько способов сшивать документы. Выбор зависит от требований руководства, назначения дела и приспособлений, которые есть в вашем распоряжении. Классически листы скрепляют нитью. Так обычно прошивают небольшой объем документации.

Как правильно прошивать документы по ГОСТу

Процесс сшивания документов Состоит из трех этапов: Подготовка. На этом этапе делопроизводитель должен сложить документы в ровные стопки и сделать 2 симметричных вертикальных отверстия. Если дела представляют особую важность, то используют прошивание в 5 отверстий.

На этом этапе потребуется толстая нить, шпагат или лента. Бумаги прошиваются два раза, хвосты выводят наружу и связывают в узел. Последний этап заключается в том, что на хвосты узла наклеивается бумажная бирка. На этой бирке должно быть описано количество прошитых бумаг, проставлена роспись и инициалы делопроизводителя.

Последним шагом будет простановка печати предприятия. Подпись и печать проставляется после того, как канцелярский клей высохнет. Для особо значимых документов, подпись и печать заливается клеем. Способы прошивки документов Способы прошивки классифицируются по количеству отверстий: Прошивание тремя отверстиями: на сложенных бумагах с левого края делают три дырки.

В среднюю вводится нить, конец которой оставляют снаружи на обратной стороне. Затем нитка пропускается в первую дырку, оттуда в нижнюю, после опять в среднюю. Концы нитки должны оказаться на оборотной стороне документа.

Их завязывают узлом и наклеивают бирку с печатью и подпись. Прошивание с четырьмя отверстиями: изначально игла с нитью вводится в последнюю дырку, затем в среднюю, а после змейкой вверх. Далее иглу проводят через вторую нижнюю дырку снаружи, затем в третью. После в верхнее отверстие и опять в третью снизу. Таким образом, на оборотной стороне дела появляются два хвоста. Их завязывают узлом и заклеивают пергаментной бумагой или калькой. Сшивание пятью отверстиями происходит по такому же принципу.

Как сшить документы большого объема? Что делать в тех случаях, когда сотрудник столкнулся с объемными пачками документов?

Здесь на помощь придут далеко не канцелярские принадлежности. Например, шило. Если необходимо сшивать бухгалтерскую отчетность, сложенную в габаритную стопку, сотрудники используют гвоздь или молоток. До начала проведения нумерации листов, нужно убрать скрепы и скобы. Для объединения крупных по объему папок опытные секретари и делопроизводители используют банковский шпагат или нитки ЛШ210. Не составит труда найти организации, предоставляющие услуги по автоматическому сшиванию с помощью брошюровки.

Как заверить прошитые документы? Очередным шагом в основной процедуре делопроизводства будет проставление заверительной подписи. Ее необходимо проставить на небольшой бумажной бирке наклеенной поверх узла. Затем указывается должность, инициалы и подпись сотрудника, а также дата сшивания документов.

Подпись проставляется после высыхания клея. Это гарантирует, что подпись не смажется. Печать занимает два положения — первая часть остается на листе, вторая — на заверительной надписи.

Эта надпись свидетельствует о неприкосновенности документа. При нарушении ее целостности после возвращения из государственных инстанций, действия над документами возможно оспорить в судебном порядке.

Что будет, если документы сшиты неправильно? Несмотря на простые действия, важность этого мероприятия очень велика. При приеме человека на должность делопроизводителя, необходимо спрашивать владеет ли он правилами выполнения процесса сшивания отчетности, актов, счетов и других важных бумаг.

Неправильное выполнение процедуры может повлечь за собой серьезные проблемы для руководства и предприятия в целом. Вот некоторые из них: из-за неправильной прошивки отказать в приеме документации могут любые государственные структуры; потенциальные партнеры, вероятно, расценят это как знак неуважения и откажут в сотрудничестве; неаккуратная прошивка папок с делами может привести к их потере, подмене или расформированию.

Доказать подобные вещи крайне сложно. Подводя итог, стоит сказать, что делопроизводство — не самый простой процесс. Сложность создает то, что не существует единого правила для прошивки дел.

Сшивание внутренней документации для офисного хранения не требует особых навыков. Когда речь заходит о ценных бумагах, тогда к работе необходимо отнестись со всей ответственностью. Как правильно прошивать документы по ГОСТу? Ссылка на основную публикацию Как сшить документы для архива Особенности нумерации и сшивания дел в делопроизводстве. Делопроизводство — сложный процесс, требующий внимания и постоянного придерживания действующих нормативных документов.

Соответственно чтобы сдать документы в архив на хранение, их необходимо правильно сшить, изготовив опись. Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке? Необходимо чтобы сверху документа была обложка и титульный лист.

Он может быть изготовлен как из картона, так и обычной бумаги. Картонная обложка обязательна только в том случае, если документы сдаются на срок более 25 лет. В остальных случаях достаточно листа. Касательно нумерации, то тут имеется некоторые особенности. Прежде всего нумеруется не с обложки, а с самого начала дела.

При этом сама опись документа не нумеруется. Также в случае дополнений допускается буквенная нумерация. Например 5а. Самое интересное, что цифры нужно ставить в правом верхнем уголке. Стоит отметить, что нумеруются не страницы, а листы. Не разрешено документацию скреплять степлером. Используется цыганская игла и толстые нитки. Можно предварительно делать отверстия дыроколом, а потом сшивать нитью.

При том нити начала и конца связываются, а кончики оставляют достаточно длинными. Часто приклеивают клочок бумаги с надписью названия организации или ее штампом. Также указывается количество листов и дата нумерации. Какими нитками сшивать документы? Для этих целей применяется тонкий шпагат. Особых требований к качеству ниток нет. Часто применяют суровые нити или лавсановую ленту.

Как сшить документы на уголок: схема О том как сшить документы на уголок, смотрите в видео. Как прошить документы в 3 дырки вручную: схема Это один из самых простых вариантов.

Для этого необходимо наметить три дырки. В среднем расстоянии между отверстиями должно быть не больше 3 см. Разметку страницы выполните линейкой. Сложите документы один на один. После этого при помощи линейки отмерьте одинаковое расстояние с концом и в центре поставьте точку От этой точки отмерьте в каждую сторону 3 см При помощи шила сделайте отверстия и прошейте нитками Необходимо, чтобы нить оплетала бумагу со всех сторон дырочек Подробнее можно увидеть на схеме После этого свяжите начало и конец шпагата, приклейте кусочек бумаги и поставьте штамп Как прошить документы в 3 дырки вручную: схема Как прошить папку с 4 дырками: схема Такой вариант используется в делах с большим количеством листов.

Необходимо проколоть отверстия дыроколом и приступать к сшиванию. Необходимо чтобы отверстия были на расстоянии 3 см от левого края Расстояние между дырочками должно быть одинаковым Нить вводится с тыльной стороны и выводится снова назад через другое отверстие Необходимо, чтобы между отверстиями не было не прошитых мест Нити в самом конце выводятся сзади. Там делается узел и клеится отрезок бумаги для штампа Как прошить папку с 4 дырками: схема Как сшивать документы для налоговой: правила, образец Необходимо придерживаться правил: Сшиваются отчеты для налоговой в 5 отверстий Узел обклеивается папиросной бумагой Нумерация ставится в правом верхнем углу Как сшить дело?

Необходимо придерживаться ГОСТа и определенных правил. Дела сшиваются в три или четыре отверстия Для подшивки берется банковский шпагат Стоит подшивать так, чтобы все расстояния между дырочками перекрывались нитями После этого нитки связываются в узел и приклеивается небольшой отрезок На нем указывают количество страниц, подпись и имя того, кто проводил сшивание Ставится штамп учреждения, чтобы оттиск был на листочке и на прошиваемой странице Как правильно прошнуровать и пронумеровать тетрадь или журнал учета: образец Если изначально вам нужно сдать в архив тетрадь или журнал, то можете его не сшивать как указано выше.

Все делается гораздо проще. В нижней части тетради близко к месту подшивки сделайте два отверстия Протяните банковский шпагат и с тыльной стороны свяжите его Теперь приклейте клочок бумаги и напишите количество листов Обязательно стоит пронумеровать тетрадь. Это делается вверху справа Поставьте печать и подпись на клочке бумаги Как правильно прошнуровать и пронумеровать тетрадь или журнал учета: образец Как прошить папку с документами?

Подробнее о подшивке можно узнать в видео. Как прошить документы для архива В архив не принимают не подшитые дела. Перед сдачей их необходимо оформить надлежащим образом. Придерживайтесь всех ГОСТов и нормативных документов. Как правильно сшить документы нитками и заверить их В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью. Такие требования существуют при передаче документов в архив, заверении копий документов для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию.

Оформление и подписание многостраничных документов также в обязательном порядке подлежат сшиву и нумерации. Сшить документы можно как вручную, с помощью степлера или ниток, так и с помощью различных настольных станков. Как правильно cшить документы нитками Не существует определенных регламентов, определяющих как правильно прошивать документы.

Существуют только рекомендации по сшиву документов, утвержденные Приказом Росархива от 23.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Прошивки Правила Документов ГОСТ

Правильная прошивка документа имеет ничуть не меньшее значение, чем все Также, есть еще ряд правовых норм, регулирующих сшивание документов. которым утверждена типовая инструкция делопроизводства; обязательная валовая нумерация страниц, которая, как правило. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (далее - Примерная инструкция) разработана в соответствии с.

Правила сшивания документов гост для инструкции по делопроизводству Процесс архивации почти не занимает у сотрудников время. Приучает изначально складывать документы аккуратно. Приложенные сверху реестры позволяют гл. Теоретические положения Общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Правила сшивания документов гост для инструкции по делопроизводству 2018 год с помощью шуруповерта и упругой веревки — обычно для большого объема документации; посредством дырокола — схож с классическим методом, только вместо иголки используют дырокол; с использованием переплетного станка — применяется в типографии. Как правильно сшивать документы Подшивание документации может выполняться в два, три, четыре и пять проколов. С левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края делаются проколы в нужном количестве. Правила сшивания документов гост для инструкции по делопроизводству 2019 Важно Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами. В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков. Затем слева на листе, на расстоянии примерно в половину поля без текста, делаются отверстия иголкой в количестве трех-пяти штук. Проколы должны быть расположены симметрично на расстоянии 3 см и строго вертикально. Как правильно прошивать документы И в завершение процесса, сверху должен быть наклеен прямоугольник.

Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Процесс сшивания документов Состоит из трех этапов: Подготовка. На этом этапе делопроизводитель должен сложить документы в ровные стопки и сделать 2 симметричных вертикальных отверстия. Если дела представляют особую важность, то используют прошивание в 5 отверстий.

Как прошивать документы

Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна. К Какие нормы регулируют эту процедуру Процедуру регламентируют сразу несколько инструкций: Во-первых, это Методические рекомендации по делопроизводству, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года. Также, есть еще ряд правовых норм, регулирующих сшивание документов. К ним относятся: приказ Минкультуры РФ, которым утверждена типовая инструкция делопроизводства; инструкция ЦБ России, в которой определены основные нормы ведения делопроизводства в Центробанке; методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденные приказом Министерства по налогам и сборам. О Основные понятия и инструменты, необходимые для проведения прошивки Базовыми, то есть такими, что используются при прошивке всех видов документов, являются следующие принципы: обязательная валовая нумерация страниц, которая, как правило, осуществляется арабскими цифрами в верхнем правом углу каждого листа документа п. Для качественной прошивки требуется надежный клей, который не потеряет свои свойства в течении длительного времени.

Правила сшивания документов гост для инструкции по делопроизводству

Как правильно подшивать документы? Прошивка шнуровка документов от А до Я Подготовить документы для регистрации ООО Правильная подготовка документов - дело кропотливое и непростое. Ведь практически от каждой буквы и запятой во многом зависит конечный результат их рассмотрения в учреждениях и связанные с этим последствия. Несмотря на то, что на сегодняшний день в сети Интернет существует множество руководств о том, как правильно заполнять, составлять и структурировать документы, вряд ли вы где-то найдете полную и подробную инструкцию по их прошивке. С нашей точки зрения, правильная прошивка документа имеет ничуть не меньшее значение, чем все остальные стадии его подготовки по нижеприведенным причинам. Первое - неверная прошивка документа однозначно послужит весомым основанием для отказа в его принятии. Как вы понимаете, каждый подобный отказ влечет за собой потерянное время, дополнительные усилия и финансовые затраты. Но и это не самое опасное в данной ситуации. Второе — некачественная или небрежная прошивка документов вашего предприятия может быть использована заинтересованными лицами не в вашу пользу.

.

.

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Правила Прошивки Документов ГОСТ
Похожие публикации